আপনি যদি একজন হিসাবরক্ষক না হন, তাহলে আপনার যে অ্যাকাউন্টিং তথ্য জানতে হবে তা ভয়ঙ্কর বোধ করতে পারে। কিন্তু, আঁকড়ে ধরুন কারণ আরেকটি টুল রয়েছে যা আপনাকে বুঝতে হবে:অ্যাকাউন্ট ক্লিয়ার করা। ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট কি? আপনি তাদের ব্যবহার করতে হবে? তারা কি করে? অ্যাকাউন্ট ক্লিয়ারিং সম্পর্কে সমস্ত কিছু জানতে কয়েক মিনিটের জন্য আপনার সময়সূচী সাফ করুন।
প্রথম এবং সর্বাগ্রে, বিশ্বের একটি ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট কি? ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টের সংজ্ঞা হল যে এটি একটি অস্থায়ী অ্যাকাউন্ট যাতে খরচ বা পরিমাণ অন্য অ্যাকাউন্টে স্থানান্তর করা হয়। ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টকে প্রায়ই ওয়াশ অ্যাকাউন্ট বা ক্যাশ ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট বলা হয়।
তহবিলগুলি একটি অস্থায়ী সময়ের জন্য একটি ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টে বসে থাকে যতক্ষণ না সেগুলি তাদের যেখানে রয়েছে সেখানে সরানো যায়। সাধারণত, আপনি একটি ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট খোলেন কারণ আপনি সরাসরি তহবিল শ্রেণীবদ্ধ করতে পারবেন না এবং আরও তথ্যের জন্য অপেক্ষা করতে হবে।
অস্থায়ীভাবে তহবিল রেকর্ড করতে আপনার সাধারণ খাতায় একটি ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করুন। করবেন না আপনার ব্যালেন্স শীটে ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টের পরিমাণ যোগ করুন।
মনে রাখবেন যে একটি ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট একটি সাসপেন্স অ্যাকাউন্ট থেকে আলাদা, যদিও দুটি একই অস্থায়ী অ্যাকাউন্ট। এবং, মনে রাখবেন যে আপনার বুককিপিং-এ ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট আপনি বেতনের জন্য যে ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে পারেন তার থেকে আলাদা।
ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টের মতো, সাসপেন্স অ্যাকাউন্টগুলি অস্থায়ী লেনদেন রেকর্ড করে। আপনি কিভাবে শ্রেণীবদ্ধ করতে চান তা স্থির না করা পর্যন্ত এন্ট্রি রাখার জন্য একটি সাসপেন্স অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করুন। এবং, আপনি আরও তথ্য এবং ডেটা কম্পাইল করার সাথে সাথে সাসপেন্স অ্যাকাউন্টে অসঙ্গতি সম্পর্কে তথ্য ধরে রাখতে পারেন।
অপেক্ষা করুন, এটি একটি ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টের মতো শোনাচ্ছে, তাই না? হ্যাঁ! যাইহোক, উল্লেখযোগ্য পার্থক্য আছে। আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্সে একটি সাসপেন্স অ্যাকাউন্ট খুলুন, আপনার সাধারণ লেজারে নয়। এবং, সাসপেন্স অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্স রিপোর্ট করে যা আপনার ডেবিট এবং ক্রেডিটগুলির মধ্যে মেলে না।
সুতরাং, একটি সাসপেন্স অ্যাকাউন্ট খুলুন এবং আপনার বইয়ের অসঙ্গতিগুলি তদন্ত করার সাথে সাথে সেখানে তহবিল ধরে রাখুন। অথবা, পেমেন্ট বা বিলের জন্য আপনার কোন ধরনের অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করা উচিত সে বিষয়ে আপনি অনিশ্চিত হতে পারেন। আপনি যদি অনিশ্চিত হন, কীভাবে আপনার লেনদেনকে শ্রেণীবদ্ধ করবেন সে সম্পর্কে আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্টের সাথে কথা বলুন।
একবার আপনি কোথায় তহবিল স্থানান্তর করবেন তা নির্ধারণ করলে, সাসপেন্স অ্যাকাউন্ট বন্ধ করুন।
এখন আপনি জানেন যে একটি ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট কী, এটি ঠিক কী করে? ওয়েল, এই যেখানে জিনিস একটু বিট trickier পেতে.
আপনি ব্যবহার করতে পারেন এমন দুটি সাধারণ ধরনের ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট রয়েছে:
উভয় ধরনের ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টই আপনাকে যে কোনো পণ্য বা পরিষেবার কথা মনে করিয়ে দেওয়ার অনুমতি দেয় যা আপনি রেন্ডার করেছেন কিন্তু আনুষ্ঠানিকভাবে রেকর্ড করা হয়নি। যে তহবিলগুলি আসছে বা বাইরে যাচ্ছে তা দেখানোর পরিবর্তে, একটি পরিচ্ছন্ন অ্যাকাউন্ট দেখায় যে সমস্ত তহবিল অচল অবস্থায় রয়েছে। যখন তহবিল অচলাবস্থায় থাকে, তখন তদন্ত এবং শ্রেণীবিভাগ করার জন্য আপনার যা জানা দরকার তার একটি রেকর্ড আপনার কাছে থাকে।
তৃতীয় সবচেয়ে সাধারণ ধরনের ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট হল পে-রোল ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট . কিন্তু, বেতন ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট দুটি ফর্ম নেয়:
আপনার সাধারণ লেজারে বেতন ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টগুলি দায় ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টগুলির মতোই কাজ করে। ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট হিসাবে ব্যবহৃত ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলি আপনার সাধারণ লেজার থেকে আলাদা (যা আমরা পরে পাব)।
আসুন এমন একটি দৃশ্যের উদাহরণ দেখি যেখানে আপনার কাছে শ্রেণীবদ্ধ হওয়ার অপেক্ষায় প্রাপ্য তথ্য রয়েছে।
আপনি কোম্পানি A এর সাথে দুটি প্রকল্পে কাজ করেন এবং আপনার সম্পাদিত কাজের জন্য কোম্পানি A কে দুটি পৃথক চালান পাঠান। সুতরাং, আপনার চালান 1 এবং চালান 2 আছে। চালান 1 $2,000 এর জন্য এবং চালান 2 $3,000 এর জন্য। কিন্তু, কোম্পানি A $1,000 এর আংশিক অর্থপ্রদান পাঠিয়েছে এবং চালানটি সংযুক্ত করেনি।
যেহেতু আপনি একটি চালান ছাড়াই একটি আংশিক অর্থপ্রদান পেয়েছেন, তাই অর্থপ্রদান রেকর্ড করতে আপনার সাধারণ লেজারে একটি সম্পদ ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন৷ তারপর, অর্থপ্রদানের জন্য উপযুক্ত চালান নম্বর চাইতে কোম্পানি A-এর সাথে যোগাযোগ করুন। আপনি তথ্য নিশ্চিত করার পরে, উপযুক্ত চালান সহ সঠিক অ্যাকাউন্টে তহবিল স্থানান্তর করতে একটি জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করুন।
আবার, দায় ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টগুলি আপনার পাওনা তহবিলের জন্য এবং অন্য অ্যাকাউন্টে যাওয়ার জন্য অপেক্ষা করছেন। আসুন দায়বদ্ধতা ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টগুলির একটি সাধারণ উদাহরণ দেখে নেওয়া যাক।
ধরা যাক আপনার দোকানে একটি সংস্কার প্রয়োজন, তাই আপনি কোম্পানি B এর সাথে $10,000 এর জন্য চুক্তি করুন৷ আপনি চালানের জন্য একটি ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট তৈরি করেন, যেটি আপনি পাবেন যখন কোম্পানি B কাজ শেষ করবে। কোম্পানি বি প্রকল্পে কাজ করার সময়, আপনি ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টে তহবিল স্থানান্তর করেন। প্রকল্পের শেষে, আপনার অ্যাকাউন্টে $10,000 ইনভয়েসের জন্য অপেক্ষা করছে।
যখন ইনভয়েস আসে, আপনি সেই চালানের জন্য আপনার সাধারণ লেজারের আরও নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্টে ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট থেকে তহবিল স্থানান্তর করেন।
মূলত, আপনি অস্থায়ী অ্যাকাউন্টটি "ক্লিয়ার আউট" করেন যাতে আপনি যখন সাধারণ লেজারে সবকিছু পোস্ট করেন তখন এতে একটি শূন্য ব্যালেন্স থাকে।
একটি পে-রোল ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট হল একটি শূন্য-ব্যালেন্স অ্যাকাউন্ট যা আপনি আপনার পে-রোল রেকর্ড এবং নিরীক্ষণ করতে ব্যবহার করেন। সমস্ত চেক ক্লিয়ার হওয়ার পরে অ্যাকাউন্টে কোনও তহবিল থাকে না। এই পরিস্থিতিতে অ্যাকাউন্টটি সাধারণত একটি ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট যা বিশেষভাবে অস্থায়ী সময়ের জন্য তহবিল রাখার জন্য ব্যবহৃত হয়।
পে-রোল ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টের উদ্দেশ্য হল নিরাপত্তা বাড়ানো। তবে, একটি পৃথক বেতনের ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট আপনাকে আপনার বইগুলিকে আরও দক্ষতার সাথে সমন্বয় করতে এবং বিশ্লেষণ করতে দেয়।
ধরা যাক যে আপনার কর্মচারীদের বেতন চেক এবং সমস্ত করের মধ্যে আপনার বেতনের মোট $10,000। সুতরাং, আপনি আপনার কর্মচারীদের অর্থ প্রদান এবং ট্যাক্স জমা দেওয়ার আগে আপনি ঠিক $10,000 পে-রোল ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টে রাখেন। আপনার কর্মীরা তাদের পেচেক জমা দেওয়ার পরে এবং আপনি ট্যাক্স জমা দেওয়ার পরে, বেতন ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টে ব্যালেন্স $0.00 হয়।
আপনার বইগুলিতে আপনার একটি পে-রোল ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট থাকতে পারে যেখানে আপনি পেমেন্টগুলি রেকর্ড করেন যতক্ষণ না আপনি আপনার ব্যাঙ্কের অর্থপ্রদানগুলি পরিষ্কার না দেখতে পান। একবার সমস্ত কর্মচারী তাদের চেক নগদ বা জমা দিলে, ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট থেকে আপনার বইয়ের উপযুক্ত অ্যাকাউন্টে তহবিলগুলি সরান (যেমন, বেতনের খরচ)।
সাধারণত, যেসব কোম্পানিতে প্রচুর পরিমাণে তহবিল আসে বা বাইরে যায় তারা ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার উচ্চ পরিমাণ বেতন, একটি উচ্চ পরিমাণ চালান বা উভয়ই থাকতে পারে।
আয়ের একটি স্থির প্রবাহের ট্র্যাক রাখা কঠিন হতে পারে, বিশেষ করে যদি গ্রাহকরা একটি চালান সংযুক্ত না করে বা অন্যথায় তহবিলগুলি কীসের জন্য আপনাকে জানায়। ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট আপনাকে পরিবর্তনের মধ্যে থাকা যেকোনো কিছু ট্র্যাক করতে দেয় বা ভবিষ্যতে আপনাকে ঠিকানা দিতে হবে।
অ্যাকাউন্টে তহবিলের ধরণের উপর ভিত্তি করে আলাদা অ্যাকাউন্ট ক্লিয়ারিং রাখুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি সম্পদ ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট আছে যা একটি দায় ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট থেকে আলাদা। তহবিল মিশ্রিত করবেন না।
আপনার বই পরিচালনা করা একটি জটিল প্রক্রিয়া হওয়া উচিত নয়। Patriot’s onlineর মাধ্যমে এটি সহজ করুন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার যেকোন জায়গায়, যে কোন সময় আপনাকে আপনার বইগুলি পরিচালনা করতে দেওয়ার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, আমাদের অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনাকে কয়েকটি সহজ ধাপে চালান, বিল পরিশোধ এবং আরও অনেক কিছু করার ক্ষমতা দেয়৷ আজই আপনার বিনামূল্যের 30-দিনের ট্রায়াল শুরু করুন!