বছরের শেষটি ব্যবসার জন্য একটি ব্যস্ত সময়। আপনি যদি বেশিরভাগ ব্যবসার মালিকদের মতো হন, আপনি সম্ভবত ভারী ট্রাফিক এবং বিক্রয় এবং বেতনের কাজগুলি ছাড়াও বছরের শেষের অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতিগুলি নিয়ে কাজ করছেন৷
আপনার বছরের শেষ প্রক্রিয়াগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য ঝাঁকুনি দেওয়ার (বা ভুলে যাওয়ার) পরিবর্তে, আপনি যেভাবে বছর শেষ করবেন তা সংগঠিত করতে একটি বছরের শেষ অ্যাকাউন্টিং চেকলিস্ট ব্যবহার করুন৷
31 ডিসেম্বর মধ্যরাতে ঘড়ির কাঁটা বাজানোর আগে, আপনাকে বেশ কয়েকটি অ্যাকাউন্টিং কাজগুলিকে বর্জন করতে হবে। আপনার অ্যাকাউন্টিং বইগুলি সংগঠিত, আপ টু ডেট এবং একটি নতুন বছরে রূপান্তরের জন্য প্রস্তুত হওয়া উচিত৷
আনুষ্ঠানিকভাবে বছর শেষ হওয়ার আগে আপনি আপনার বছরের শেষ অ্যাকাউন্টিং ক্লোজিং চেকলিস্ট থেকে এই আটটি পদ্ধতি পরীক্ষা করে দেখুন।
আপনার আর্থিক বিবৃতি আপনার ছোট ব্যবসার জন্য একটি জীবনরেখা। তারা আপনাকে একটি আভাস দেয় যেখানে আপনার ব্যবসা আর্থিকভাবে দাঁড়িয়েছে। এবং, বিবৃতিগুলি আপনাকে অতীত এবং বর্তমান আর্থিকগুলি দেখতে দেয় যাতে আপনি আপনার ব্যবসার আর্থিক ভবিষ্যতের পূর্বাভাস দিতে পারেন এবং নতুন বছরের জন্য পরিকল্পনা করতে পারেন৷
আর্থিক বিবৃতিগুলি আপনাকে আপনার ব্যবসার আর্থিক অবস্থান বুঝতে সাহায্য করে এবং (আশা করি) আপনার কোম্পানির উপর ট্যাক্স সিজন কম করে। আপনি আপনার অ্যাকাউন্টিং বইতে আপনার আর্থিক রেকর্ড অ্যাক্সেস করতে পারেন।
বছরের শেষ বিবৃতি কম্পাইল এবং বিশ্লেষণ করতে আপনার অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড ব্যবহার করুন। কিছু আর্থিক বিবৃতি রয়েছে যা আপনার হাতে থাকা উচিত, যার মধ্যে রয়েছে:
আপনার আয়ের বিবৃতি, বা লাভ এবং ক্ষতি (P&L) বিবৃতি, আপনার আয় এবং ব্যয়ের সংক্ষিপ্ত বিবরণ দেয়। আপনার আয়ের বিবৃতিতে আপনি সারা বছর ধরে যে সমস্ত অর্থ লাভ করেছেন এবং হারিয়েছেন তার সমস্ত তালিকা করে৷
এখানে কিছু জিনিস রয়েছে যা আপনি আপনার P&L বিবৃতিতে দেখতে পারেন:
আপনার বিবৃতিতে লাভ এবং হারানো অর্থের মধ্যে পার্থক্য দেখে আপনি আপনার ব্যবসার নীচের লাইনটি খুঁজে পেতে পারেন। বছরের পর বছর রাজস্ব এবং ব্যয়ের পার্থক্য বিশ্লেষণ করতে গত বছরের আয়ের বিবরণী তুলনা করুন।
আপনার নগদ প্রবাহ বিবৃতি আপনার ব্যবসার আগত এবং বহির্গামী নগদ তালিকা করে। নগদ প্রবাহ বিবৃতি শুধুমাত্র আপনার কাছে থাকা প্রকৃত নগদ রেকর্ড করে, ক্রেডিট নয়।
নগদ প্রবাহ ইতিবাচক হতে পারে, যার অর্থ আপনার ব্যবসায় ব্যয়ের চেয়ে বেশি ইনকামিং অর্থ রয়েছে। নেতিবাচক নগদ প্রবাহ ঘটে যখন আপনি যা আনছেন তার থেকে বেশি অর্থ ব্যয় করেন।
আপনার নগদ প্রবাহ বিবৃতি আপনাকে দেখাতে পারে যে সময় আপনার ব্যবসা থেকে টাকা আসে বা বাইরে যায়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি দেখতে পারেন কোন মাসে বেশি নগদ প্রবাহ রয়েছে এবং যে মাসগুলিতে আপনার ব্যবসার নগদ প্রবাহের সমস্যা হচ্ছে৷
সারা বছর এবং বছরের শেষে আপনার নগদ প্রবাহ ট্র্যাক করা আপনাকে নগদ প্রবাহের পূর্বাভাস তৈরি করতে এবং আপনার ভবিষ্যতের নগদ প্রবাহের পূর্বাভাস দিতে সহায়তা করতে পারে।
আপনার ব্যবসার ব্যালেন্স শীট আপনার সম্পদ, দায় এবং ইক্যুইটি দেখায় এবং আপনার কোম্পানির আর্থিক অগ্রগতি ট্র্যাক করে৷
এখানে আপনার ব্যালেন্স শীটের বিভিন্ন দিকগুলির একটি স্ন্যাপশট রয়েছে:
আপনার দায় এবং ইক্যুইটি সবসময় আপনার সম্পদের সমান হওয়া উচিত।
আপনার অ্যাকাউন্টের ব্যালেন্স এবং নতুন বছরের জন্য সবকিছু ঠিক আছে তা নিশ্চিত করতে বছরের শেষে আপনার ব্যালেন্স শীট ব্যবহার করুন। যদি আপনি একটি অসঙ্গতি খুঁজে পান, নিশ্চিত করুন যে আপনি অ্যাকাউন্টিং ভুল খুঁজে পেয়েছেন এবং এটি ঠিক করেছেন।
আপনি যদি বছরের শেষের জন্য আপনার বই গুটিয়ে নিতে চান, তাহলে আপনার ব্যবসার জন্য গ্রাহকদের পাওনা অর্থ সংগ্রহ করার চেষ্টা করুন। এর অর্থ হল একটু কাজ করা এবং নতুন বছরের আগে অতীতের বকেয়া চালান সংগ্রহ করার চেষ্টা করা।
কিছু গ্রাহকদের কেবল একটি সহজ চালান অনুস্মারক সহ একটি মৃদু নজ প্রয়োজন হতে পারে। অন্যদের কিছু অতিরিক্ত নজিং প্রয়োজন হতে পারে. সুতরাং, একজন গ্রাহক অর্থ প্রদান না করলে আপনি কী করবেন? আপনি করতে পারেন:
অতীতের বকেয়া চালান সম্পর্কে গ্রাহকদের কাছে পৌঁছানোর সময়, পেশাদার হন। আপনি যখন বিলম্বে অর্থপ্রদানকারী গ্রাহকদের কাছে পৌঁছান তখন বোধগম্য, ধৈর্যশীল এবং ইতিবাচক হন।
গ্রাহকদের কাছ থেকে পেমেন্ট সংগ্রহ করা কঠিন হলে, তাদের একটি পেমেন্ট প্ল্যান অফার করার কথা বিবেচনা করুন। গ্রাহক তাদের চালান একবারে পরিশোধ করতে সক্ষম নাও হতে পারে। একটি কিস্তি পরিকল্পনা নিয়ে আলোচনা করা আপনাকে দ্রুত অর্থ প্রদান করতে সহায়তা করতে পারে। এছাড়াও, এটি গ্রাহকদের দেখায় যে আপনি তাদের পরিস্থিতি বোঝেন এবং তাদের প্রয়োজনের প্রতি যত্নবান হন।
আপনি যদি সত্যিই অর্থ সংগ্রহ করতে না পারেন তবে বাইরের সাহায্য নিয়োগের কথা বিবেচনা করুন। কালেকশন এজেন্সি আপনাকে মূল্যের জন্য অতীতের বকেয়া চালান সংগ্রহ করতে সাহায্য করতে পারে। সাধারণত, সংগ্রহ সংস্থা মোট বকেয়া পরিমাণের একটি অংশ রাখে।
আপনার ব্যবসার ইনভেন্টরি থাকলে আপনার হাতে থাকা উপকরণ এবং সরবরাহের সঠিক গণনা আপনাকে অবশ্যই পেতে হবে। অন্যথায়, আপনি খালি তাক বা ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত (যেমন, মেয়াদোত্তীর্ণ পণ্য) দিয়ে শেষ করতে পারেন।
আপনার ব্যবসার ইনভেন্টরি থাকলে, বছরের শেষের আগে একটি ইনভেন্টরি চেক সম্পূর্ণ করুন। আপনার ব্যালেন্স শীটের সাথে আপনার ইনভেন্টরি টোটাল মিলিয়ে নিন। আপনি যদি আপনার গণনা এবং ব্যালেন্স শীটের মধ্যে অমিল খুঁজে পান, তাহলে সামঞ্জস্য করুন।
বছরের শেষে ইনভেন্টরির জন্য অ্যাকাউন্টিং আপনাকে বছরের মধ্যে ইনভেন্টরিতে কত খরচ করেছে এবং এর মূল্য জানতে সাহায্য করতে পারে। এবং, এটি আপনাকে পরবর্তী বছরের ইনভেন্টরির আরও ভাল পরিকল্পনা করতে সাহায্য করতে পারে, বিশেষ করে ব্যস্ত ঋতুগুলির জন্য।
আপনি কি এখনও আপনার ব্যবসার রসিদগুলি জুতার বাক্সে সংরক্ষণ করছেন? যদি তাই হয়, তাহলে নতুন বছরের জন্য পরিপাটি করার জন্য আপনি যেভাবে ব্যবসার রসিদগুলি সংগঠিত করেন তা পুনর্বিবেচনা করতে পারেন৷
অসংগঠিত রসিদগুলি আপনার ছোট ব্যবসাকে অগোছালো এবং ভুল বইয়ের ঝুঁকিতে ফেলতে পারে। উল্লেখ করার মতো নয়, অগোছালো রেকর্ডগুলি আপনার ব্যবসায়িক ট্যাক্স রিটার্নে ত্রুটি করার সম্ভাবনা বাড়িয়ে তুলতে পারে এবং ভবিষ্যতে আরও সমস্যার কারণ হতে পারে৷
বছরের শেষের আগে আপনার ব্যবসার রসিদগুলি সংগঠিত করতে, আপনি করতে পারেন:
সারা বছর জাহাজের আকারে আপনার রসিদগুলি রাখতে, নিশ্চিত করুন যে আপনি শুরু থেকেই সংগঠিত করেছেন। যত তাড়াতাড়ি আপনি একটি রসিদ পাবেন, এটি আপনার ফাইলিং বা স্টোরেজ সিস্টেম ব্যবহার করে সংগঠিত করুন। এইভাবে, আপনাকে রসিদটি ভুল স্থানান্তর করা বা এটির জন্য অ্যাকাউন্ট করতে ভুলে যাওয়ার বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না।
আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন, আপনি এমনকি লেনদেনের সাথে রসিদ এবং নথিগুলিকে আরও ভালভাবে ট্র্যাক করতে সক্ষম হতে পারেন৷
আপনার অ্যাকাউন্টিং ইয়ার-এন্ড পদ্ধতির চেকলিস্টের একটি প্রধান দিক হল আপনার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট এবং ক্রেডিট কার্ডগুলি সমন্বয় করা। এইভাবে, আপনি যাচাই করেন যে আপনার অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডগুলি আপনার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলির সাথে মেলে।
আপনার অ্যাকাউন্টগুলি সমন্বয় করতে, আপনার অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডের সাথে আপনার ব্যাঙ্ক এবং ক্রেডিট কার্ডের বিবৃতি তুলনা করুন। আপনার বিবৃতিগুলি আপনার বইগুলিতে তালিকাভুক্ত ব্যালেন্সের সাথে মেলে। যদি তারা মেলে না, তবে অমিল খুঁজে পেতে একটু খনন করুন। ব্যালেন্স সমান হওয়ার জন্য আপনাকে আপনার একটি রেকর্ড সামঞ্জস্য করতে হতে পারে (যেমন, সুদের পরিমাণ)।
বছরের শেষের আগে, আপনি সমস্ত সংগ্রহ এবং ঋণ নিষ্পত্তি নিশ্চিত করতে আপনার প্রাপ্য এবং প্রদেয় অ্যাকাউন্ট উভয়ই পর্যালোচনা করুন৷
প্রাপ্য অ্যাকাউন্টগুলিতে, অতীতের বকেয়া চালানগুলি পরীক্ষা করুন৷ যদি কোনো গ্রাহকের কোনো বিলম্বিত বা অবৈতনিক চালান থাকে, যত তাড়াতাড়ি সম্ভব তাদের সাথে যোগাযোগ করুন (যেমন, ইমেল, ফোন কল, ইত্যাদি)।
আপনার অ্যাকাউন্টের প্রাপ্য বার্ধক্যজনিত প্রতিবেদনটি দেখুন বছরের শেষের আগে আপনার কোনো বিলম্বিত বা অবৈতনিক বিল আছে কিনা তা দেখতে। বিক্রেতাদের সাথে অনুসরণ করুন এবং একটি পরিষ্কার স্লেট দিয়ে নতুন বছর শুরু করতে বিল পরিশোধ করুন।
নতুন বছরের জন্য আপনার অ্যাকাউন্টিং ডেটা নিরাপদে সংরক্ষণ করা নিশ্চিত করতে, আপনার বছরের শেষের সমাপনী চেকলিস্টে ব্যাক আপ তথ্য যোগ করুন৷
আপনি যা করতে চান তা হল এই বছর এবং আগের বছরের গুরুত্বপূর্ণ অ্যাকাউন্টিং তথ্য হারান। আপনার ডেটা নিরাপদ তা নিশ্চিত করতে, একটি নির্ভরযোগ্য ব্যাকআপ সিস্টেম রাখুন৷
আপনি আপনার কম্পিউটার বা স্মার্টফোনে অ্যাকাউন্টিং তথ্য ব্যাক আপ করতে পারেন বা নথিগুলি (যেমন, আর্থিক বিবৃতি) মুদ্রণ করতে পারেন এবং সেগুলিকে একটি নিরাপদ স্থানে সংরক্ষণ করতে পারেন৷ আপনি যদি অনলাইন অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি জেনে নিশ্চিন্ত থাকতে পারেন যে আপনার তথ্য ক্লাউডে সুরক্ষিত।
আপনি যা করার সিদ্ধান্ত নিন না কেন, আপনার ব্যবসার জন্য সেই মূল্যবান অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডগুলির ব্যাক আপ করার জন্য আপনার কাছে একটি পরিকল্পনা আছে তা নিশ্চিত করুন।
আপনি যদি আপনার ব্যবসার জন্য কোন আকৃতি বা আকারে একজন হিসাবরক্ষক ব্যবহার করেন (যেমন, একজন ট্যাক্স পেশাদারের সাথে একত্রে অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার), আপনাকে বছরের শেষের আগে আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্টের জন্য যাওয়ার জন্য নথি প্রস্তুত করতে হবে।
যদিও এটি নির্ভর করে আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট আপনার জন্য কী পরিচালনা করছেন, এখানে কিছু তথ্য আপনাকে সংগ্রহ করতে হতে পারে:
আপনি যদি সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি সহজেই আপনার অ্যাকাউন্টেন্টের জন্য প্রয়োজনীয় নথিপত্র সংগ্রহ করতে সক্ষম হবেন।
বছরের শেষে আপনার বই বন্ধ করতে এবং আসন্ন বছর এবং ট্যাক্স সিজনের জন্য প্রস্তুতি নিতে আপনার কাছ থেকে কী তথ্য প্রয়োজন তা দেখতে আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্টের সাথে যোগাযোগ করুন।
এই নিবন্ধটি ডিসেম্বর 6, 2016 এর মূল প্রকাশের তারিখ থেকে আপডেট করা হয়েছে।