আপনি যখন একটি ছোট ব্যবসা শুরু করেন, তখন আপনার আয় এবং ব্যয় ট্র্যাক করার একটি সহজ এবং নির্ভরযোগ্য উপায় প্রয়োজন৷ অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে আপনি আপনার বইগুলি পরিচালনা করতে পারেন এমন একটি উপায়। কিন্তু, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার খরচ কি? সফ্টওয়্যার কেনাকাটা করার সময় মূল্য নির্ধারণের উপর প্রভাব ফেলতে পারে এমন কারণগুলি এবং কোন অতিরিক্ত খরচের দিকে নজর দিতে হবে তা খুঁজে বের করুন৷
তাহলে, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার কত? আপনি যা খুঁজছেন তার উপর নির্ভর করে অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রতি মাসে কয়েক ডলার থেকে প্রতি বছর হাজার হাজার ডলার পর্যন্ত হতে পারে। অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার খরচ যে কারণের একটি সংখ্যা আছে. আপনি যখন কেনাকাটা করছেন এবং অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার মূল্যের তুলনা করছেন, তখন এই সাতটি বিষয় বিবেচনা করুন।
আপনি যখন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার দেখছেন, তখন আপনি খুঁজছেন কিনা তার উপর নির্ভর করে খরচ ওঠানামা করতে পারে:
মৌলিক সফ্টওয়্যারের সাথে, আপনি সাধারণত প্রিমিয়াম অ্যাকাউন্টিং বিকল্পগুলির তুলনায় কম বৈশিষ্ট্যগুলি পান৷ বেসিক সফ্টওয়্যারগুলিতে সাধারণ অ্যাকাউন্টিং বৈশিষ্ট্য থাকতে পারে, যেমন বিক্রেতাদের অর্থ প্রদান, ব্যাঙ্ক লেনদেন আমদানি এবং লেনদেনগুলি ট্র্যাক করার একটি সহজ উপায়। অন্যদিকে, প্রিমিয়াম অ্যাকাউন্টিংয়ে আরও উন্নত বৈশিষ্ট্য থাকতে পারে, যেমন উপ-অ্যাকাউন্ট, অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন এবং কাস্টম চালান।
সফ্টওয়্যারের ধরন ডেস্কটপ বনাম ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং-এও ফুটতে পারে। ডেস্কটপ অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার দিয়ে, আপনি আপনার বইগুলি পরিচালনা করতে একটি কম্পিউটার বা ডিভাইসের সাথে আবদ্ধ হতে পারেন। অনলাইন সফ্টওয়্যার দিয়ে, আপনি একাধিক ডিভাইস থেকে সফ্টওয়্যার অ্যাক্সেস করতে পারেন এবং নিরাপদে ক্লাউডে তথ্য সংরক্ষণ করতে পারেন৷
৷ব্যয়বহুল সফ্টওয়্যার প্রতিশ্রুতিবদ্ধ করার আগে, আপনার ব্যবসার কোন ধরনের সফ্টওয়্যার প্রয়োজন (যেমন, মৌলিক বনাম প্রিমিয়াম এবং অনলাইন বনাম ডেস্কটপ) তা খুঁজে বের করার জন্য আপনার গবেষণা করুন।
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের দাম বাড়াতে পারে এমন আরেকটি কারণ হল বৈশিষ্ট্য। সাধারণত, একটি সফ্টওয়্যার যত বেশি বৈশিষ্ট্য থাকে, এটি তত বেশি ব্যয়বহুল হতে পারে। বৈশিষ্ট্য-সমৃদ্ধ একটি অ্যাকাউন্টিং প্ল্যাটফর্মের জন্য সম্ভবত আপনার একটি সুন্দর পয়সা খরচ হবে।
আপনার মৌলিক অ্যাকাউন্টিং বৈশিষ্ট্য প্রয়োজন, যেমন পেমেন্ট রেকর্ডিং এবং চালান। কিন্তু, আপনার কিছু অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্যেরও প্রয়োজন হতে পারে, যেমন পে-রোল ইন্টিগ্রেশন, ইনভয়েস পেমেন্ট অনুস্মারক, অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন এবং ব্যবসার অনুমান তৈরি এবং পাঠানোর ক্ষমতা।
সফ্টওয়্যারের উপর নির্ভর করে, তারা সমস্ত বৈশিষ্ট্য অ্যাক্সেস করার জন্য আপনাকে একটি আদর্শ হার চার্জ করতে পারে। অথবা, আপনার দাম ব্যবহারের উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে।
আপনি যা করতে চান তা হল এমন একগুচ্ছ বৈশিষ্ট্যের সাথে আটকে যা আপনার প্রয়োজন নেই বা ব্যবহার করা হয় না। সুতরাং আপনি নিমজ্জন নেওয়ার আগে, আপনার প্রয়োজনীয়তাগুলিকে সংকুচিত করতে আপনার অবশ্যই থাকা বৈশিষ্ট্যগুলির একটি তালিকা তৈরি করুন৷ এবং, বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে সম্পর্কিত কোনও লুকানো ফি বা খরচ আছে কিনা তা খুঁজে বের করার জন্য আপনার হোমওয়ার্ক করুন (যেমন, আপনাকে XYZ বৈশিষ্ট্যের জন্য একটি অতিরিক্ত ফি দিতে হবে)।
যখন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আসে, সহায়ক এবং নির্ভরযোগ্য সমর্থন থাকা আবশ্যক। সর্বোপরি, আপনার যদি প্রশ্ন, উদ্বেগ ইত্যাদি থাকে তবে আপনার কাউকে কল করার দরকার কিন্তু কখনও কখনও, সেই অতিরিক্ত সাহায্যের হাতটি অতিরিক্ত খরচের সাথে আসে৷
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটির দাম দেখার সময়, কোম্পানি সমর্থনের জন্য অতিরিক্ত ফি নেয় কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন। কিছু সফ্টওয়্যার কোম্পানি বিনামূল্যে সমর্থন অফার করে, অন্যরা বিভিন্ন স্তরের সমর্থনের জন্য চার্জ করে৷
যদি আপনি পারেন, এমন একটি কোম্পানি খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন যেখানে বিনামূল্যে বিশেষজ্ঞ সমর্থন আছে। এইভাবে, যখন আপনার সাহায্যের প্রয়োজন হয় বা প্রশ্ন থাকে তখন আপনাকে আরও অর্থ কাশির বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না।
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার যা সাশ্রয়ী মূল্যের এবং ব্যবহার করা সহজ!একজন ব্যস্ত ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনার বইগুলি সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য হতে হবে। এইভাবে, আপনি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব লেনদেন রেকর্ড করতে, অর্থপ্রদান করতে, রিপোর্ট চেক করতে পারেন এবং আরও অনেক কিছু করতে পারেন। কিন্তু, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার খরচ বাড়াতে পারে এমন একটি বিষয় হল অ্যাক্সেসযোগ্যতা।
অ্যাক্সেসযোগ্যতা অনেক আকার এবং ফর্ম আসে. হতে পারে আপনি একটি অ্যাপ চান যাতে আপনি যেতে যেতে সহজেই আপনার বইগুলি অ্যাক্সেস করতে পারেন৷ অথবা, হয়ত আপনি যেকোনো কম্পিউটার বা ডিভাইসে আপনার ডেস্কটপ সফ্টওয়্যার ডাউনলোড করতে সক্ষম হতে চান। যেভাবেই হোক, অ্যাক্সেসযোগ্যতার অর্থ হতে পারে আপনার কোম্পানির জন্য অতিরিক্ত খরচ।
আপনার অ্যাকাউন্টিং বিকল্পগুলি ব্যবহার করার সময়, সফ্টওয়্যারটি কতটা অ্যাক্সেসযোগ্য তা দেখতে পরীক্ষা করুন৷ যদি আপনার প্রদানকারী একটি মোবাইল অ্যাপ অফার করে, তাহলে এটি কি বিনামূল্যে? যদি সফ্টওয়্যারটি ডেস্কটপ-ভিত্তিক হয়, তাহলে অন্য ডিভাইসে এটি যোগ করার জন্য আপনাকে কি অতিরিক্ত অর্থ ব্যয় করতে হবে? কোন প্রতিশ্রুতি দেওয়ার আগে নিজেকে এই প্রশ্নগুলি এবং আরও অনেক কিছু জিজ্ঞাসা করুন।
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের মূল্য কীভাবে কাজ করে তার উপর নির্ভর করে, আপনাকে এর উপর ভিত্তি করে কিছু অতিরিক্ত অর্থ ব্যয় করতে হতে পারে:
মূল্য নির্ধারণ করার সময়, একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ বিক্রেতা বা গ্রাহক যোগ করার জন্য অতিরিক্ত খরচ আছে কিনা বা আপনি প্রতিটির সীমাহীন পরিমাণ যোগ করতে পারেন কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন। কিছু সফ্টওয়্যার প্রদানকারী আপনাকে যত খুশি যোগ করতে দিতে পারে, অন্যরা আপনাকে অতিরিক্ত গ্রাহক এবং বিক্রেতাদের জন্য অতিরিক্ত খরচ দিতে পারে।
আরেকটি কারণ যা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের খরচ বাড়াতে পারে তা হল প্রতিশ্রুতি এবং চুক্তি।
যদিও কিছু কোম্পানির সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার জন্য প্রয়োজনীয় কোনো চুক্তি বা প্রতিশ্রুতি নেই, অনেক প্রদানকারী আপনাকে তাদের পণ্য বা পরিষেবার জন্য একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ করতে হবে (যেমন, কমপক্ষে এক বছর)।
আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের জন্য উইন্ডো শপিং করেন এবং দামের তুলনা করেন, তাহলে সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার জন্য আপনাকে কোন স্তরের প্রতিশ্রুতি দিতে হবে তা দেখতে পরীক্ষা করুন। কোন চুক্তি বা বাতিল ফি আছে কিনা তা দেখতে পরীক্ষা করুন. এছাড়াও, মাস-থেকে-মাসের মূল্য একটি বিকল্প কিনা তা দেখতে আপনার গবেষণা করুন।
এমন সফ্টওয়্যার খোঁজার চেষ্টা করুন যা কোনো বাধ্যবাধকতা বা প্রতিশ্রুতি দেয় না। এইভাবে, আপনি যে কোনো সময় চলে যেতে পারেন এবং কোনো চুক্তিতে আবদ্ধ থাকবেন না।
আসুন এটির মুখোমুখি হই—কিছু সফ্টওয়্যার প্রদানকারীরা গোপনে অতিরিক্ত খরচের জন্য মোকাবিলা করতে পছন্দ করে। সুতরাং আপনি একটি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রতিশ্রুতিবদ্ধ করার আগে, নিশ্চিত করুন যে আপনি সব জানেন সম্ভাব্য ফি আপনার ব্যবসা খরচ হতে পারে.
এখানে লুকানো খরচ এবং ফিগুলির কিছু উদাহরণ রয়েছে যা আপনাকে দিতে হতে পারে:
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনাকে একটি হাত এবং একটি পা খরচ করতে হবে না। আসলে, আপনি খরচ কমাতে এবং আপনার স্বপ্নের অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার খুঁজে পেতে অনেক উপায় আছে৷
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারগুলিতে অর্থ সঞ্চয় করার জন্য এখানে কয়েকটি বিষয় লক্ষ্য রাখতে হবে:
আপনি যদি সফ্টওয়্যার পাওয়ার বা প্রদানকারী পরিবর্তন করার কথা ভাবছেন, বিশেষ ডিল এবং মূল্যের জন্য নজর রাখুন। এছাড়াও, গ্রাহকরা কি বলতে চান তা দেখতে গ্রাহক পর্যালোচনাগুলি দেখুন। এটি আপনাকে প্রদানকারী কোনো লুকানো ফি চার্জ করছে কিনা এবং ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতা কেমন তা সম্পর্কে বিশেষ অন্তর্দৃষ্টি দিতে পারে।
এই নিবন্ধটি অক্টোবর 6, 2017 এর মূল প্রকাশের তারিখ থেকে আপডেট করা হয়েছে।