আইআরএস পরামর্শ দেয় যে আপনি মোট প্রাপ্তি, কেনাকাটা, খরচ, সম্পদ এবং আপনি করতে চান এমন কোনো রসিদ এবং অন্যান্য রেকর্ড রাখুন (বিনোদন, ভ্রমণ, উপহারের খরচ ইত্যাদি)। এবং আপনার ব্যবসা বাড়ার সাথে সাথে রসিদগুলি ট্র্যাক করা সত্যিই একটি কঠিন কাজ হতে পারে। কিন্তু, ই-রসিদ দিয়ে এটি সহজ হচ্ছে। কাগজবিহীন যেতে চান? ইলেকট্রনিকভাবে রসিদগুলি সংগঠিত করার সর্বোত্তম উপায়গুলির জন্য একটি দ্রুত নির্দেশিকা পড়ুন৷
৷ব্যবসার জন্য রসিদ তৈরি এবং সংগঠিত করা ক্রমাগত বিকশিত হচ্ছে।
আসলে, লিখিত প্রাপ্তিগুলি লিখিত শব্দের মতোই পুরানো। প্রথম পরিচিত কিছু প্রাপ্তি মাটির ট্যাবলেটে রেকর্ড করা হয়েছিল।
সৌভাগ্যক্রমে, আমরা আর মাটির ট্যাবলেট ব্যবহার করি না—খুব ভারী, ভাঙ্গা সহজ, এবং খুব বেশি ধুলো! কিন্তু, কাগজের রসিদগুলিও অতীতের জিনিস বলে মনে হতে শুরু করেছে।
আপনি ই-রসিদগুলিতে স্যুইচ করার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন কারণ কাগজের রসিদগুলি:
ইলেকট্রনিক রসিদ থাকার অর্থ এই নয় যে আপনার রসিদ প্রতিষ্ঠানের দক্ষতা স্বয়ংক্রিয়ভাবে 100% হিট হবে। ই-রসিদগুলিতে স্যুইচ করার সময় আপনার যদি কোনও পরিকল্পনা না থাকে, তবে ফাইলিং ক্যাবিনেট এবং ফোল্ডারগুলি সিমগুলিতে ফেটে না গেলেও আপনার কম্পিউটারটি কিছুক্ষণের মধ্যেই গোলমাল হয়ে যেতে পারে।
আমরা আপনাকে ইলেকট্রনিকভাবে রসিদ সংরক্ষণ করার সর্বোত্তম উপায় খুঁজে পেতে সাহায্য করতে এখানে আছি যাতে করের সময় আসে, আপনার যা প্রয়োজন তা খুঁজে পাওয়া সহজ হয়।
ইলেকট্রনিকভাবে রসিদগুলি সংগঠিত করার জন্য আপনাকে এটি করতে হবে:
প্রথম জিনিসগুলি প্রথমে:আপনার বিক্রয়ের পয়েন্ট (POS) এখনও কাগজের রসিদ তৈরি করতে পারে যা আপনাকে সংগ্রহ এবং সংরক্ষণ করতে হবে।
আপনি একটি POS ব্যবহার করে এই প্রক্রিয়াটিকে প্রবাহিত করতে পারেন যা কাগজবিহীন মিথস্ক্রিয়া এবং ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরে ডিফল্ট। এটি বর্জ্য, স্টোরেজ স্পেস এবং আপনাকে ব্যক্তিগতভাবে একটি ইলেকট্রনিক বিন্যাসে স্থানান্তর করতে হবে এমন প্রাপ্তির সংখ্যা কমাতেও সাহায্য করে।
আপনার POS এ আপনার ইলেকট্রনিক রসিদ থাকুক বা না থাকুক, আপনাকে এখনও ফাইল করার জন্য হার্ড কপি রসিদগুলিকে ইলেকট্রনিক ফর্ম্যাটে রূপান্তর করতে হবে। ইনভেন্টরির ইনভয়েস, ভ্রমণের খরচ, শিক্ষা অব্যাহত রাখা ইত্যাদি বিভিন্ন আকার এবং আকারে আসে।
ভাগ্যক্রমে, তাদের রূপান্তর করা আপনার ফোন দিয়ে একটি ছবি তোলার মতোই সহজ। ফাইলের আকার মনে রাখবেন যাতে আপনি আপনার কম্পিউটারের প্রক্রিয়াকরণ ক্ষমতা নিয়ে সমস্যায় পড়তে না পারেন। সম্ভব হলে JPEG বা PDF ফাইলে লেগে থাকুন।
আপনি ওসিআর (অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন) আছে এমন অ্যাপগুলিও বিবেচনা করতে পারেন যা আপনার কম্পিউটার অনুসন্ধান করতে পারে এমন একটি বিন্যাসে পাঠ্য রেন্ডার করে। আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার না করেন, তাহলে পরবর্তীতে রসিদ খোঁজার সময় OCR সহায়ক হতে পারে।
একবার আপনার কাছে ইলেকট্রনিক রসিদগুলি হয়ে গেলে, আপনাকে ইলেকট্রনিকভাবে রসিদগুলি সংগঠিত করার বিষয়টি বিবেচনা করতে হবে। আপনার কি এগুলিকে ক্লাউডে রাখা উচিত, একটি হার্ড ড্রাইভে বা উভয়ই? যেকোন সময় একাধিক লোক ক্লাউড অ্যাক্সেস করতে পারে এবং এটি একটি হার্ড ড্রাইভের চেয়ে বেশি নিরাপদ হতে পারে৷
পরবর্তী:আপনার ইলেকট্রনিক রসিদ সংরক্ষণ করার সর্বোত্তম উপায় বিবেচনা করুন। সর্বোপরি, রসিদ সংস্থার ক্ষেত্রে আপনার কাছে বিকল্প রয়েছে। আপনি ব্যবহার করতে বেছে নিতে পারেন:
কোথায় ফাইল করবেন এবং কীভাবে আপনার ফাইলগুলিকে সংগঠিত করবেন তা বহু পুরনো সমস্যা। একটি কেন্দ্রীভূত স্থানে ফাইলিং ক্যাবিনেটের পরিবর্তে, কম্পিউটার আমাদের ইলেকট্রনিক রসিদগুলি সংরক্ষণ করা সহজ করে তোলে। এর কিছু মূল সুবিধা হল:
আপনার Google ড্রাইভ বা ব্যক্তিগত কম্পিউটার ফাইলের মতো বিভিন্ন পরিষেবা রয়েছে যা রসিদগুলি সংরক্ষণ করতে সহায়তা করে৷ আপনি নিরাপত্তা লঙ্ঘন সম্পর্কে উদ্বিগ্ন হলে কার্বনাইট বা লাস্টপাসের মতো আরও নিরাপদ অবস্থানের কথাও ভাবতে পারেন।
নিশ্চিত করুন যে আপনার ফাইলের নামগুলি যৌক্তিক এবং সুনির্দিষ্ট উভয়ই, আপনি যখন পারেন তারিখগুলি সহ। প্রতিটি ফাইলের নাম যথেষ্ট নির্দিষ্ট হওয়া উচিত যাতে আপনি এটি ঠিক কী এবং এটি পড়ার মাধ্যমে কোথায় যায় তা জানতে পারেন। আপনার ফোল্ডারগুলি একটি ক্রমানুসারে কাজ করা উচিত, সবচেয়ে সাধারণ থেকে সবচেয়ে নির্দিষ্ট পর্যন্ত।
নেস্টিং ফোল্ডারগুলি সময় বাঁচাতে সাহায্য করার একটি দুর্দান্ত উপায় কারণ আপনাকে একবারে সমস্ত ফাইলগুলিকে ঢেকে ফেলতে হবে না (শুধুমাত্র আপনার প্রয়োজনগুলি):
আপনি যা কিছুই ব্যবহার করেন না কেন, নিশ্চিত করুন যে আপনি একটি চেকলিস্ট বা টেমপ্লেট তৈরি করেছেন যাতে আপনি এবং যেকোনো প্রযোজ্য কর্মচারীরা একটি সিস্টেম ব্যবহার করে ক্রমাগত এবং সঠিকভাবে রসিদ আপলোড করতে পারেন। এই টেমপ্লেটটি এমন জায়গায় সংরক্ষণ করুন যা কর্মীদের অ্যাক্সেসের অনুমতি সহ সহজ৷
৷ফোল্ডারে ইলেকট্রনিক রসিদ সংরক্ষণ করতে চান না? অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার সহ, আপনাকে এটি করতে হবে না।
আপনার ইলেকট্রনিক রসিদগুলি যথাযথ সময়ের মধ্যে আপলোড করুন, প্রয়োজন অনুসারে বিবরণ সংযুক্ত করুন এবং প্রোগ্রামটিকে আপনার জন্য বাকি কাজ করতে দিন।
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রাপ্য, প্রদেয়, এবং আর্থিক কাজগুলিকে সংগঠিত এবং এক জায়গায় রাখতে সাহায্য করে।
প্যাট্রিয়টস প্রিমিয়াম অ্যাকাউন্টিং ইলেকট্রনিক রসিদগুলিকে একটি হাওয়ায় পরিণত করে!যতদিন আপনার রাজ্যের রাজস্ব বিভাগ বা IRS আপনাকে অডিট করতে পারে ততক্ষণ আপনাকে রসিদ রাখতে হবে।
প্রায়শই নয়, তিন বছর হল একটি ভাল নিয়ম। কিন্তু যদি আইআরএস-এর দিকে নজর দেওয়া হয়, তাহলে আপনাকে ছয় বছরের রসিদগুলি খনন করতে প্রস্তুত থাকতে হবে।
এবং আসুন সত্য কথা বলি, ছয় বছরের হার্ড কপির চেয়ে ছয় বছরের ই-রসিদগুলি মোকাবেলা করা অনেক সহজ।
আপনি আপনার রসিদগুলি প্রক্রিয়া করার জন্য নির্ধারিত সময় তৈরি করতে চাইতে পারেন (যেমন, ছবি তোলা, সঠিক ফাইলের নাম নির্বাচন করা এবং সঠিক ফোল্ডার বা প্রোগ্রামে আপলোড করা)। এই পদক্ষেপগুলি সময় নিতে পারে তবে প্রতি সপ্তাহে একবারের মতো ছোট ছোট বিটে বিভক্ত করলে পরিচালনা করা সহজ হতে পারে।
আপনার ব্যবসার বিভিন্ন ব্যক্তিদের বিবেচনা করুন যারা ই-রসিদ আপলোড করতে পারে। তাদের কাছে কি ধারাবাহিকভাবে এবং সঠিকভাবে কাজ করার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য আছে? নিশ্চিত করুন যে আপনার প্রক্রিয়া এবং টেমপ্লেটগুলি স্পষ্ট, পুঙ্খানুপুঙ্খ এবং জড়িত সকলের দ্বারা অ্যাক্সেস করা সহজ৷
খারাপ অভিনেতা, প্রাকৃতিক দুর্যোগ এবং ফাইল দুর্নীতি থেকে আপনার প্রাপ্তিগুলি সুরক্ষিত করুন। নিরাপদ ক্লাউড অবস্থানগুলি ব্যবহার করা, এমনকি এনক্রিপশন, আপনার যা প্রয়োজন তা হতে পারে।