একজন ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনার কোম্পানি চালানোর ব্যস্ততার মধ্যে আটকা পড়া সহজ। এই কারণে, ব্যবসার রসিদ, চালান, এবং ব্যয় সংগঠিত করার মতো অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড রাখা কঠিন হতে পারে। কয়েকটি সহজ স্টোরেজ সমাধানের সাথে ব্যবসার রসিদগুলি কীভাবে সংগঠিত করতে হয় তা শিখুন।
প্রতিবার যখন আপনি কিছু বিক্রি করেন বা কেনাকাটা করেন, আপনি একটি রসিদ দেন বা নেন। গ্রাহকরা আপনার ব্যবসায় কিছু কেনার পর আপনি তাদের রসিদ প্রদান করেন। এবং, আপনি আইটেম কেনার সময় রসিদ পাবেন।
উদাহরণ স্বরূপ, যদি কোনো গ্রাহক আপনার কাছ থেকে একটি কফি কিনেন, তাহলে আপনি তাকে একটি রসিদ দেন যাতে তারা আইটেমটি কিনেছে।
রসিদগুলি সংগঠিত করা আপনার গুরুত্বপূর্ণ আর্থিক নথিগুলিকে শৃঙ্খলাবদ্ধ রাখতে সাহায্য করে যখন ট্যাক্স প্রস্তুতির বাইরেও আতঙ্ক এবং চাপের মধ্যে পড়ে। রসিদ রেকর্ড রক্ষণাবেক্ষণ একটি অডিটিং প্রক্রিয়াকে সহজ করে তুলতে পারে এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং বইগুলিকে সঠিক রাখতে পারে৷
যখন আপনার ছোট ব্যবসার রসিদগুলি সংগঠিত করার কথা আসে, আপনি হয় সেগুলিকে শারীরিকভাবে (যেমন, ফাইলিং ক্যাবিনেট) বা ইলেকট্রনিকভাবে (যেমন, অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার) সংরক্ষণ করতে পারেন। নীচের দুটি পদ্ধতি ব্যবহার করে ব্যবসার রসিদগুলি কীভাবে সংরক্ষণ করবেন তা সন্ধান করুন৷
কাগজের রসিদ সংরক্ষণ করা চ্যালেঞ্জিং হতে পারে। একটি কাগজ ফাইলিং সিস্টেমের সাথে সংগঠিত থাকার জন্য, আপনাকে অবশ্যই শৃঙ্খলাবদ্ধ হতে হবে এবং রসিদ সঞ্চয়ের জন্য একটি রুটিন তৈরি করতে হবে। সংগঠিত থাকার জন্য আপনি ফাইল এবং ফোল্ডার ব্যবহার করতে পারেন।
আপনার ছোট ব্যবসায় নিম্নলিখিত কাগজ স্টোরেজ কৌশলগুলি ব্যবহার করে বিশৃঙ্খলা কাটিয়ে উঠুন।
একটি রসিদ পাওয়ার পরে, ব্যবসায়িক ব্যয়ের ধরন দ্বারা পৃথক রসিদ। উদাহরণস্বরূপ, অফিস সরবরাহের রসিদগুলি এক গাদা এবং অন্যটিতে খাবার এবং বিনোদনের রসিদ রাখুন৷
খরচ শ্রেণীবদ্ধ করতে প্রতিটি রসিদে কোড যোগ করার কথা বিবেচনা করুন (যেমন, খাবারের জন্য কোড 125)। এইভাবে, আপনি যদি আপনার সাংগঠনিক প্রচেষ্টাকে একটি ইলেকট্রনিক সিস্টেমে প্রসারিত করার সিদ্ধান্ত নেন, তাহলে আপনি সহজেই বিভাগ অনুসারে রসিদগুলি ভাঙ্গতে পারেন৷
আপনার রসিদগুলি সংগঠিত করতে সহায়তা করার জন্য সরবরাহগুলিতে বিনিয়োগ করুন। ফোল্ডার, ফাইল এবং স্টোরেজ ক্যাবিনেটগুলি রসিদগুলিকে নিরাপদ এবং অ্যাক্সেসযোগ্য রাখার দুর্দান্ত উপায়৷
ফোল্ডারের লেবেলে রসিদের প্রকারগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি কোম্পানির গাড়ি-সম্পর্কিত রসিদগুলিতে একটি ফোল্ডার উৎসর্গ করতে পারেন।
আপনার ক্যাবিনেটের ফাইলগুলিকে বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানোর কথা বিবেচনা করুন যাতে সেগুলি খুঁজে পাওয়া সহজ হয়৷
যদি আপনার ব্যবসার অনেক রসিদ সঞ্চয় করার প্রয়োজন না হয়, তবে পরিবর্তে খাম ব্যবহার করুন। প্রতিটি খামে লেবেল করুন এবং একটি ছোট ফাইলিং সিস্টেম বা ফোল্ডারে রাখুন৷
ফোল্ডারে আপনার রসিদ রাখার সময়, প্রতিটি রসিদকে কালানুক্রমিক ক্রমে রাখুন। একটি নির্দিষ্ট রসিদ খুঁজতে হলে রসিদগুলিকে কালানুক্রমিক ক্রমে রাখা উপকারী৷
সাম্প্রতিকতম রসিদগুলি ফোল্ডারের সামনে এবং পুরনো রসিদগুলি পিছনে রাখুন৷
ব্যবসার রসিদ কতক্ষণ রাখতে হবে তা নির্ভর করতে পারে। অডিটের ক্ষেত্রে ব্যবসার অন্তত তিন বছরের জন্য ব্যবসার রসিদ রাখতে হবে। তিন বছরের বেশি সময় ধরে রসিদ সঞ্চয় করতে এটি ক্ষতি করে না। কিছু কোম্পানি দীর্ঘ সময়ের জন্য রসিদ সংরক্ষণ করতে পছন্দ করতে পারে, যেমন সাত বছর।
বছরের শেষে, ট্যাক্স বছর থেকে ফাইল এবং ফোল্ডারগুলিকে একটি পৃথক ফোল্ডার বা ফাইলিং ক্যাবিনেটে সরান৷ রসিদগুলি কোন বছরের (যেমন, 2019 ব্যবসায়িক রসিদগুলি) নির্দেশ করুন৷ নতুন বছরের জন্য নতুন ফাইল এবং ফোল্ডার সেট আপ করুন৷
৷কিছু ব্যবসা মাস শেষে রসিদ সংগঠিত করার জন্য অপেক্ষা করে। রসিদগুলি ফাইল করার মাধ্যমে সংগঠিত থাকুন সেগুলি পরে করার জন্য অপেক্ষা করার পরিবর্তে।
রসিদ সংরক্ষণ করার সময় বিলম্ব এড়িয়ে চলুন। আপনি সেগুলি পাওয়ার সাথে সাথে রসিদগুলি সংগঠিত করুন। এটি একযোগে এগুলি করার চাপ দূর করে এবং আপনাকে যতটা সম্ভব সংগঠিত রাখে।
এমনকি যদি আপনি এখনই রসিদগুলি সংগঠিত না করেন তবে সেগুলি সংগঠিত করার জন্য এক মাস বা তার বেশি অপেক্ষা করার বিপরীতে একটি সময়ে কিছুটা সম্পূর্ণ করার চেষ্টা করুন। প্রতিদিন কয়েকটি রসিদ সংগঠিত করা এটিকে একটি কাজের কম মনে করবে।
আগের চেয়ে অনেক বেশি, আপনার রসিদের সংগঠন স্বয়ংক্রিয় করা সহজ। আপনি যদি পুরানো স্কুল ফাইলিং ক্যাবিনেটগুলি বাদ দিতে চান তবে একটি ডিজিটাল সিস্টেমে স্যুইচ করার কথা বিবেচনা করুন৷
আপনার রসিদগুলি ইলেকট্রনিকভাবে সংরক্ষণ করতে, আপনি সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন বা আপনার কম্পিউটারে স্ক্যান করা রসিদগুলি সংরক্ষণ করতে পারেন৷
মনে রাখবেন গুরুত্বপূর্ণ আর্থিক তথ্য হারানো রোধ করতে আপনাকে অবশ্যই আপনার ডিজিটাল রসিদের ব্যাক আপ করতে হবে। নীচে ইলেকট্রনিকভাবে রসিদ সংরক্ষণ করার বিভিন্ন উপায় পর্যালোচনা করুন৷
৷অ্যাকাউন্টিং বা রসিদ ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার আপনাকে আপনার রসিদগুলি আপলোড করতে, রেকর্ড করতে এবং ট্র্যাক করতে দেয়৷
বেশিরভাগ সিস্টেম আপনাকে আপনার রসিদগুলিকে বিস্তৃতভাবে সংগঠিত করতে এবং এমন বৈশিষ্ট্যগুলি অ্যাক্সেস করার অনুমতি দেয় যা পেপার স্টোরেজ অফার করে না। উদাহরণস্বরূপ, আপনি রসিদ আপলোড এবং সংগঠিত করতে আপনার সফ্টওয়্যারে অনুস্মারক যোগ করতে সক্ষম হতে পারেন৷
যদিও ডিজিটাল সিস্টেম ব্যবহার করার জন্য আপনাকে আরও অর্থ বিনিয়োগ করতে হতে পারে, সফ্টওয়্যার আপনাকে কাগজবিহীন যেতে দেয়। এবং, এটি দীর্ঘ সময়ের জন্য রসিদ সংরক্ষণ এবং সংগঠিত করা সহজ করে তোলে৷
ব্যবসার মালিকরাও ডিজিটাল ফোল্ডারে রসিদ সংরক্ষণ করতে বেছে নিতে পারেন। আপনি কাগজ থেকে কম্পিউটার, স্মার্টফোন বা ট্যাবলেটের মতো অন্যান্য ডিভাইসে রসিদ স্থানান্তর করতে স্ক্যানার ব্যবহার করতে পারেন।
আপনি যদি সফ্টওয়্যার বা স্ক্যানারের জন্য অর্থ প্রদান করতে না চান তবে আপনি আপনার রসিদের ছবি তুলতে পারেন। তারপর, সেফকিপিং এবং সংগঠনের জন্য ম্যানুয়ালি সেগুলিকে আপনার কম্পিউটারে আপলোড করুন৷
৷আপনার কি আপনার ছোট ব্যবসার লেনদেন ট্র্যাক করার জন্য সাহায্যের প্রয়োজন আছে? প্যাট্রিয়টের অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আয় এবং ব্যয় ট্র্যাক করার জন্য ব্যবহার করা সহজ। এবং, আমরা বিনামূল্যে, ইউএস-ভিত্তিক সহায়তা অফার করি। আজই আমাদের সহজ কিন্তু শক্তিশালী অ্যাকাউন্টিং সমাধানের বিনামূল্যের ট্রায়াল পান!