আপনি যদি একজন নিয়োগকর্তা হন, তাহলে আপনার কর্মীদের অর্থ প্রদানের পরে আপনি আপনার আনন্দের পথে থাকতে পারবেন না। আপনাকে আপনার বইগুলিতে বেতন-ভাতার খরচের জন্যও অ্যাকাউন্ট করতে হবে। এখানেই বেতনের অ্যাকাউন্টিং খেলায় আসে। আপনার অ্যাকাউন্টিং বইগুলি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করতে, কীভাবে বেতন লেনদেন রেকর্ড করতে হয় তা শিখুন।
পে-রোল অ্যাকাউন্টিং হল আপনার বইয়ের সমস্ত পে-রোল লেনদেনের রেকর্ডিং। একজন ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনি আপনার বইগুলিতে বেতনের খরচ রেকর্ড করতে বেতনের জার্নাল এন্ট্রি ব্যবহার করেন৷
বেতনের জার্নাল এন্ট্রিগুলি বেতন অ্যাকাউন্টের অধীনে পড়ে এবং আপনার সাধারণ খাতার অংশ। আপনার বেতনের অ্যাকাউন্টে নিম্নলিখিত খরচগুলি রেকর্ড করুন:
বেতনের হিসাব আপনাকে কর্মচারী ক্ষতিপূরণ এবং অন্যান্য বেতনের খরচের ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করে। বেতনের জন্য অ্যাকাউন্টিং আপনাকে আপনার খরচের একটি সঠিক স্ন্যাপশট দেয়।
আপনার কোম্পানির অর্থের একটি পরিষ্কার ছবি পেতে এবং অনুগত থাকার জন্য, আপনার বেতনের হিসাব আপ-টু-ডেট রাখুন।
আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টিং বইয়ে সমস্ত বেতন-ভাতা লেনদেন রেকর্ড করতে হবে। কিন্তু আপনি এটি করার আগে, অ্যাকাউন্টিংয়ে ডেবিট এবং ক্রেডিট ব্যবহার করার মূল বিষয়গুলি বুঝুন। সুতরাং, আসুন মূল বিষয়ে ফিরে যাই।
ডেবিট এবং ক্রেডিট সমান কিন্তু বিপরীত এন্ট্রি। উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি ক্রেডিট একটি অ্যাকাউন্ট বাড়ায়, আপনি একটি ডেবিট দিয়ে বিপরীত অ্যাকাউন্ট বাড়াবেন।
ডেবিট সম্পদ ও ব্যয়ের হিসাব বাড়ায় এবং ইক্যুইটি, দায়বদ্ধতা এবং রাজস্ব হিসাব হ্রাস করে। অন্যদিকে, ক্রেডিটগুলি ইক্যুইটি, দায় এবং রাজস্ব অ্যাকাউন্ট বাড়ায় এবং সম্পদ এবং ব্যয় অ্যাকাউন্ট হ্রাস করে। ডেবিট এবং ক্রেডিট দ্বারা প্রতিটি অ্যাকাউন্টের ধরন কীভাবে প্রভাবিত হয় তা দেখুন:
পে-রোল অ্যাকাউন্টিংয়ের ক্ষেত্রে, আপনি সাধারণত ব্যয়, দায় এবং সম্পদ ব্যবহার করেন হিসাব পে-রোল অ্যাকাউন্টিং-এ বিভিন্ন ধরনের অ্যাকাউন্টের কয়েকটি উদাহরণ এখানে দেওয়া হল:
খরচ হল আপনার ব্যবসার অপারেশন চলাকালীন খরচ। আপনি যখন একজন কর্মচারীকে অর্থ প্রদান করেন, তখন আপনি ব্যয়ের হিসাব বাড়িয়ে দেন কারণ আপনি তাদের অর্থ প্রদান করছেন।
দায়গুলি হল আপনার পাওনা পরিমাণ। দায়বদ্ধতার হিসাব বাড়ান কারণ কর্মচারীরা মজুরি পান, আপনার কাছে আরো বেশি পাওনা।
সম্পদ হল মূল্যবান আইটেম যা আপনার ব্যবসার মালিক। আপনি একজন কর্মচারীকে অর্থ প্রদান করার সাথে সাথে নগদ হ্রাসকে প্রতিফলিত করতে আপনার সম্পদ অ্যাকাউন্ট হ্রাস করুন।
আপনি আপনার বেতনের হিসাব করার সময় লেজারে ডেবিট এবং ক্রেডিট রেকর্ড করুন। আপনি পে-রোল এন্ট্রি ডেবিট বা ক্রেডিট করবেন কিনা তা নির্ভর করে লেনদেনের ধরণের উপর। আপনার বইয়ের ডেবিট এবং ক্রেডিট সবসময় একে অপরের সমান হওয়া উচিত।
আপনার বইগুলিতে বেতনের নথিভুক্ত করার সময়, পে-রোল অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য তিন ধরনের জার্নাল এন্ট্রি রয়েছে যেগুলি সম্পর্কে আপনার জানা উচিত:
আপনাকে অবশ্যই প্রতিটি ধরণের বেতনের অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রি আলাদাভাবে পরিচালনা করতে হবে। সাধারণত, আপনি প্রাথমিক রেকর্ডিং এন্ট্রিগুলির সাথে কাজ করেন। প্রতিটি বেতনের এন্ট্রি কীভাবে তুলনা করে তা দেখে নেওয়া যাক...
প্রারম্ভিক রেকর্ডিং, যা প্রারম্ভিক এন্ট্রি হিসাবেও পরিচিত, হল বেতনের অ্যাকাউন্টিংয়ের প্রাথমিক এন্ট্রি। একটি লেনদেন দেখানোর জন্য এটি আপনার রেকর্ড করা প্রথম এন্ট্রি।
এই এন্ট্রিগুলির জন্য, আপনার কর্মীরা যে মোট মজুরি উপার্জন করেন এবং সমস্ত আটকে রাখা হয় তা রেকর্ড করুন। এছাড়াও, সরকারের কাছে আপনার পাওনা কর্মসংস্থান কর অন্তর্ভুক্ত করুন।
প্রতিটি অ্যাকাউন্টিং সময়ের শেষে অর্জিত মজুরি রেকর্ড করুন। এই এন্ট্রিগুলি দেখায় যে আপনি যে পরিমাণ মজুরি পাওনা সেই কর্মচারীদের কাছে যা এখনও পরিশোধ করা হয়নি। আপনি মজুরি পরিশোধ করার পরে, আপনার লেজারে থাকা এন্ট্রিগুলিকে অর্থপ্রদানের জন্য অ্যাকাউন্টে ফিরিয়ে দিন।
ম্যানুয়ালি পেমেন্ট মাঝে মাঝে পে-রোল অ্যাকাউন্টিংয়ে আসে। এই এন্ট্রিগুলি ব্যবহার করুন যখন আপনাকে কোনও কর্মচারীর বেতন সামঞ্জস্য করতে হবে বা কর্মচারীর অবসানের জন্য৷
৷প্রথম নজরে, বেতন হিসাব ভীতিকর হতে পারে। কিন্তু আপনি যদি এই সাতটি ধাপ অনুসরণ করেন, তাহলে আপনি সহজেই শিখতে পারবেন কিভাবে বেতনের হিসাব করতে হয়।
যদি আপনি ইতিমধ্যেই না করে থাকেন, তাহলে আপনার চার্ট অফ অ্যাকাউন্টে (COA) আপনার বেতনের অ্যাকাউন্ট সেট আপ করুন। বেতনের অ্যাকাউন্টে খরচ এবং দায়-দায়িত্বের মিশ্রণ রয়েছে। এখানে পে-রোল অ্যাকাউন্টের কয়েকটি উদাহরণ রয়েছে:
আপনার ব্যবসা এবং কর্মচারীদের উপর নির্ভর করে, আপনার অতিরিক্ত বেতনের অ্যাকাউন্ট থাকতে পারে।
কর্মচারীর মজুরি থেকে আপনাকে কতটা আটকাতে হবে এবং একজন নিয়োগকর্তা হিসাবে অবদান রাখতে হবে তা জানতে ট্যাক্স এবং কর্তনের হিসাব করুন।
কর্মচারী এবং আপনার ব্যবসা কোথায় অবস্থিত তার উপর নির্ভর করে কর পরিবর্তিত হয়। আপনি যেকোন ট্যাক্স গণনা করার আগে, রাজ্য এবং স্থানীয় বেতনের আইনগুলি ব্রাশ করুন৷
৷এটি ধরে রাখুন! ট্যাক্স এবং ডিডাকশন গণনা করার প্রক্রিয়া সহজ করার জন্য বেতন সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করুন। বেতনের সফ্টওয়্যার আপনার জন্য ট্যাক্স গণনা পরিচালনা করে, আপনাকে আপনার ব্যবসায় ফিরে যেতে আরও সময় দেয়।
আপনি যদি পে-রোল চালানোর জন্য সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নেন, তাহলে পে-রোল লেনদেনের ব্রেকডাউন পেতে রিপোর্ট সংগ্রহ করুন। পে-রোল এবং পে-রোল ট্যাক্সের জন্য রেকর্ডিং এন্ট্রি সহজ করতে আপনি নিম্নলিখিত রিপোর্ট এবং নথি সংগ্রহ করতে পারেন:
আপনাকে কাটছাঁট, অবদান এবং অন্যান্য সুবিধার জন্য প্রতিবেদনগুলি টেনে আনতে হতে পারে৷
অ্যাকাউন্টিংয়ে বেতনের এন্ট্রি রেকর্ড করার তথ্য পাওয়ার পরে, ক্র্যাকিং পেতে আপনার বইগুলিতে যান৷
প্রথম জিনিসগুলি, আপনার বইগুলিতে বেতনের খরচ রেকর্ড করুন। অ্যাকাউন্টিং সময়কালে আপনি যে কিছু প্রদান করেছেন (যেমন, মজুরি, বেতন ইত্যাদি) এর মধ্যে রয়েছে।
কারণ তাদের অর্থ প্রদান করা হয়, ব্যয়ের হিসাব বাড়ান। একটি অনুস্মারক হিসাবে, খরচ ডেবিট সঙ্গে বৃদ্ধি. আপনি যে মজুরি, বেতন এবং কোম্পানির বেতনের ট্যাক্স প্রদান করেছেন তা ডেবিট করুন। এটি সময়ের জন্য আপনার খরচ বাড়িয়ে দেবে।
যখন আপনি পে-রোল রেকর্ড করেন, আপনি সাধারণত গ্রস ওয়েজ এক্সপেনস ডেবিট করেন এবং সমস্ত দায়বদ্ধতা অ্যাকাউন্ট ক্রেডিট করেন।
এরপরে, আপনার পাওনা কিন্তু এখনও পরিশোধ করেননি এমন পরিমাণের জন্য এন্ট্রি রেকর্ড করুন। এই পরিমাণগুলি দায়, বা প্রদেয়।
যেহেতু আপনি বেতনের পরিমাণ পাওনা, আপনি দায় লাভ করেন। ঋণের সাথে দায় বৃদ্ধি পায়। প্রদেয় FICA ট্যাক্স ক্রেডিট করুন, ফেডারেল আয় প্রদেয় প্রদেয়, রাষ্ট্রীয় আয় প্রদেয়, এবং কর্মচারীদের বেতন চেকের উপর অন্য যেকোন উইথহোল্ডিং। এটা করলে আপনার বেতনের দায় বাড়ে।
আপনি আপনার খরচ এবং প্রদেয়গুলি প্রবেশ করা শেষ করার পরে, সঠিকতার জন্য আপনার রেকর্ডগুলি দুবার পরীক্ষা করুন৷
আপনার পে-রোল রিপোর্টে থাকা তথ্যের সাথে আপনি প্রবেশ করা পরিমাণের তুলনা করুন। এবং, নিশ্চিত করুন যে আপনার ডেবিট আপনার ক্রেডিট সমান। যদি আপনার বইগুলি ব্যালেন্স না থাকে, তাহলে আপনার অ্যাকাউন্টিং ভুল খুঁজে পেতে এবং এটি ঠিক করার জন্য আপনার পদক্ষেপগুলি পুনরায় দেখুন৷
আপনি অবশেষে কর্মচারী এবং সরকারী সংস্থাগুলির কাছে আপনার পাওনা পরিমাণ পরিশোধ করুন। প্রদত্ত দায় আর পরিশোধযোগ্য নয়৷
আপনি যখন অ্যাকাউন্টিং পিরিয়ড পরিবর্তন করেন, তখন নগদ অ্যাকাউন্ট কমাতে এবং দায় অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্স বাদ দিতে অতিরিক্ত জার্নাল এন্ট্রি করুন। আপনার বইগুলিতে প্রদেয় এন্ট্রিগুলি ডেবিট করে দায়বদ্ধতার হিসাব হ্রাস করুন৷
৷আপনি আপনার পাওনা পরিমাণ পরিশোধ করার সাথে সাথে আপনার সম্পদ (যেমন, নগদ) হ্রাস পায়। সম্পদের হ্রাস দেখানোর জন্য, উপযুক্ত সম্পদ অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট করুন, যেমন আপনার নগদ অ্যাকাউন্ট।
বেতনের হিসাব বুঝতে সময় লাগতে পারে। কিন্তু একটু অনুশীলনের সাথে, আপনি বেতনের অ্যাকাউন্টিং জার্নাল এন্ট্রি রেকর্ডিংয়ে অলস্টার হয়ে উঠবেন। শুরু করার জন্য, আসুন একটি পে-রোল জার্নাল এন্ট্রি উদাহরণটি একবার দেখে নেওয়া যাক, আমরা কি করব?
বলুন আপনার বেতনের উপর একজন কর্মচারী আছে। আপনার প্রথম এন্ট্রি দেখায় আপনার কর্মচারীর মোট মজুরি, বেতনের ট্যাক্স আটকে রাখা, কাটছাঁট এবং নেট বেতন। এটি নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত করে:
মোট মজুরি হল একটি ব্যয়, যা ডেবিটের সাথে বৃদ্ধি পায়। বাকি হিসাবগুলো দায়। আপনার দায় ক্রেডিট. আপনার প্রথম জার্নাল এন্ট্রি দেখতে কেমন হবে তা এখানে:
| তারিখ | অ্যাকাউন্ট | ডেবিট | ক্রেডিট |
|---|---|---|---|
| XXX/XXX/XXXX | মোট মজুরি | 1,000 | |
| কর্মচারী FICA ট্যাক্স প্রদেয় | 76.50 | ||
| প্রদেয় ফেডারেল আয়কর | 70 | ||
| প্রদেয় রাজ্য আয়কর | 30 | ||
| কর্মচারীর স্বাস্থ্য বীমা প্রদেয় | 25 | ||
| মজুরি প্রদেয় | 798.50 |
মনে রাখবেন যে আপনার ডেবিট (বাম দিকে) আপনার ক্রেডিট (ডান দিকে) সমান হওয়া উচিত। যদি তারা ভারসাম্য না রাখে, তাহলে আপনার মোট সংখ্যা দুবার পরীক্ষা করুন এবং অ্যাকাউন্টিং ভুলগুলি দেখুন।
আপনি যখন আপনার কর্মচারীকে তাদের বেতন চেক দেন তখন একটি দ্বিতীয় জার্নাল এন্ট্রি করুন। আপনি যখন কর্মচারীকে অর্থ প্রদান করেন, তখন আপনি আর মজুরি দেন না, তাই আপনার দায় কমে যায়। এবং, আপনার নগদ কমেছে কারণ আপনি কর্মচারীকে অর্থ প্রদান করেছেন।
কারণ এটি একটি দায়বদ্ধতা, ডেবিট দিয়ে আপনার বেতন-প্রদেয় অ্যাকাউন্ট হ্রাস করুন। এবং, ক্রেডিট সহ আপনার নগদ অ্যাকাউন্ট (একটি সম্পদ) হ্রাস করুন।
| তারিখ | অ্যাকাউন্ট | ডেবিট | ক্রেডিট |
|---|---|---|---|
| XXX/XXX/XXXX | মজুরি প্রদেয় | 798.50 | |
| নগদ | 798.50 |
অবশেষে, আপনাকে নিয়োগকর্তার কর দিতে হবে এবং আটকে রাখা করগুলিকে ছাড় দিতে হবে। এখানেই বেতনের জন্য তৃতীয় অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রি আসে৷
৷একটি ডেবিট দিয়ে প্রদেয় এন্ট্রিগুলি বিপরীত করুন এবং একটি ক্রেডিট সহ আপনার নগদ অ্যাকাউন্ট হ্রাস করুন৷
৷আপনি আপনার নগদ অ্যাকাউন্টে যে পরিমাণ ক্রেডিট করেন তা হল মোট পরিমাণ যা আপনাকে ফেডারেল এবং রাজ্য করের জন্য প্রেরণ করতে হবে।
| তারিখ | অ্যাকাউন্ট | ডেবিট | ক্রেডিট |
|---|---|---|---|
| XXX/XXX/XXXX | কর্মচারী FICA ট্যাক্স প্রদেয় | 76.50 | |
| নিয়োগকর্তা FICA ট্যাক্স প্রদেয় | 76.50 | ||
| প্রদেয় ফেডারেল আয়কর | 70 | ||
| প্রদেয় রাজ্য আয়কর | 30 | ||
| ফেডারেল বেকারত্ব প্রদেয় | 25 | ||
| রাজ্যের বেকারত্ব প্রদেয় | 20 | ||
| নগদ | 298 |
পে-রোল অ্যাকাউন্টিং জটিল হতে হবে না। Patriot-এর সহজে-ব্যবহারযোগ্য এবং সাশ্রয়ী মূল্যের অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার দিয়ে আপনার বইগুলিকে স্ট্রীমলাইন করে বেতনের লেনদেন, আয় এবং খরচ রেকর্ড করার উপায়কে সহজ করুন৷ তুমি কিসের জন্য অপেক্ষা করছো? আজই বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন!
এই নিবন্ধটি জুন 1, 2017 এর মূল প্রকাশের তারিখ থেকে আপডেট করা হয়েছে।