আপনি কীভাবে CRM সফ্টওয়্যার দিয়ে আপনার কাজ সংগঠিত করতে পারেন তার জন্য এখানে 9 টি টিপস রয়েছে

1. আরও ভালো পরিকল্পনা

আপনার যখন অনেক কিছু করার থাকে, তখন একবারে সবকিছু করা অসম্ভব। আপনার অগ্রাধিকারগুলি কী এবং আপনাকে প্রথমে কী করতে হবে তা নির্ধারণ করতে আপনাকে কিছুটা সময় বের করতে হবে। যাতে জরুরী বা অপ্রত্যাশিত কাজের জন্য কোন জায়গা অবশিষ্ট থাকবে না; উপরন্তু, আপনার অগ্রাধিকার নির্ধারণ এবং একটি করণীয় তালিকা আঁকলে আপনাকে একটি উত্পাদনশীল দিনের জন্য সেট আপ করবে৷

CRM সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে আপনি আপনার সমস্ত কার্যকলাপের তালিকা দক্ষতার সাথে পূরণ করতে পারবেন। আপনি কোন ক্রিয়াকলাপগুলি মিস করেছেন তা মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য আপনি অনুস্মারক সেট আপ করতে পারেন৷

এছাড়াও, আপনি ভাল CRM সফ্টওয়্যার দিয়ে আরও অনেক কিছু পেতে পারেন। এটি ব্যবসাগুলিকে একটি একক শক্তিশালী সিস্টেমে একাধিক এবং খণ্ডিত ফাংশনকে একীভূত করতে সহায়তা করে যা বিক্রয়, গ্রাহক পরিষেবা, বিপণন, ব্যবসায়িক ইউনিট ইত্যাদি জুড়ে চলে; আপনার নখদর্পণে আপনার সমস্ত তথ্য উপলব্ধ রয়েছে৷

এছাড়াও, CRM সফ্টওয়্যারটি বেশ কয়েকটি অন্তর্নির্মিত এবং কাস্টমাইজড রিপোর্ট সিস্টেম সরবরাহ করে যেগুলি ব্যবহার করে আপনি বিভিন্ন ইন-হাউস ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিতে পরিসংখ্যানগত মেট্রিক্স তৈরি করতে পারেন৷

আরও ভাল পরিকল্পনা গ্রাহক-মুখী দলগুলির দক্ষতা উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত করবে এবং আপনার সময় এবং অর্থ উভয়ই সাশ্রয় করবে। আপনি আপনার গ্রাহক অভিজ্ঞতা উন্নত. সূক্ষ্ম পরিকল্পনা থেকে প্রতিষ্ঠানের উৎপাদনশীলতা বাড়ানোর জন্য অনেক ব্যবসায়িক সিদ্ধান্ত সক্রিয়ভাবে নেওয়া যেতে পারে।

২. দক্ষ রেকর্ডিং

একজন ব্যবসার মালিক হিসাবে, সংস্থার মধ্যে প্রতিটি প্রক্রিয়ার সাথে সাথে থাকা যৌক্তিক। ম্যানুয়ালি প্রতিটি পদক্ষেপ এবং কথোপকথন রেকর্ড করা আপনার বা কারও পক্ষে পরিচালনা করা খুব বেশি হবে। এটি কার্যকরভাবে পরিচালনা করার জন্য, প্রতিটি কার্যকলাপে লগ ইন করার জন্য আপনাকে সম্ভবত একাধিক ব্যক্তির পরিষেবার প্রয়োজন হবে৷

CRM সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা আপনাকে এটি দক্ষতার সাথে পরিচালনা করতে সহায়তা করে। সফ্টওয়্যারটি রেকর্ডিংয়ের জন্য আপনার নিয়োগ করা সমস্ত ব্যক্তিকে আরামে প্রতিস্থাপন করতে পারে। এটি আপনাকে যোগাযোগগুলি সংরক্ষণ করতে এবং সমস্ত ক্রিয়াকলাপ রেকর্ড করতে দেয়, মন্তব্য, অ্যাকশন থেকে রেকর্ডিং পর্যন্ত, সহজেই সময় এবং সংস্থান নষ্ট না করে।

উপরন্তু, CRM টুল আপনার সমস্ত কার্যকলাপের জন্য একটি নির্ভরযোগ্য ডাটাবেস হিসাবে কাজ করে। এটি একটি ভাল টুল যা আপনি নিয়মিত সমস্ত তথ্য সহ আপডেট করতে পারেন। এছাড়াও, আপনি আপনার ডেস্ক না রেখেই মুহূর্তের নোটিশে আপনার আগের যেকোনো রেকর্ডিং সহজেই পুনরুদ্ধার করতে পারেন।

3. কাগজের প্রয়োজনীয়তা হ্রাস করুন

CRM সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা আপনার কালি এবং কাগজে সমস্ত ডেটা সংরক্ষণ করার প্রয়োজনীয়তা উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করবে। এছাড়াও, আপনাকে প্রতিটি মুদ্রিত নথি ফোল্ডারে যুক্ত করতে হবে না। আপনার সমস্ত গ্রাহক ডেটা—তাদের নাম থেকে শুরু করে শেষ কেনাকাটা বা কথোপকথন পর্যন্ত—ইলেকট্রনিকভাবে এবং কেন্দ্রীয় অবস্থানে সংরক্ষণ করা হয়৷

অতএব, আপনাকে শুধুমাত্র সবচেয়ে প্রয়োজনীয় নথিটি প্রিন্ট করতে হবে, যাতে একটি ম্যানুয়াল স্বাক্ষর এবং কোম্পানির সীল থাকতে হবে। এটি এখনও কাগজে কিছু মুদ্রণ ছাড়াই করা যেতে পারে। আপনি ব্যবহার করতে পারেন বিভিন্ন ডিজিটাল স্বাক্ষর এবং সংযোজন সফ্টওয়্যার আছে. ফলস্বরূপ, আপনাকে কাগজ কেনার জন্য বেশি অর্থ ব্যয় করতে হবে না।

পরিপ্রেক্ষিতে জিনিস হতে, 10 জনের একটি অফিসের জন্য, আপনি সম্ভবত তিন মাসের জন্য একটি কাগজের প্যাকেজ ব্যবহার করবেন। দীর্ঘমেয়াদে, ব্যবহৃত ফর্ম বিনের মধ্যে শেষ হয়, তারপর ল্যান্ডফিলে।

একটি ভালো কাস্টমার রিলেশনশিপ ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার আপনাকে পেপার আউটলে এবং প্রিন্টিং মেশিনে উল্লেখযোগ্য খরচ বাঁচায়। বোনাস হিসাবে, আপনি গ্রহটিকে সংরক্ষণ করেন কারণ আপনার কাগজের কম অংশ ল্যান্ডফিলগুলিতে শেষ হয়। এটি আপনাকে আপনার পরিবেশগত মিশনে একটি সামাজিক উত্সাহ দেবে

4. ইলেকট্রনিক শেয়ারিং

ঐতিহ্যগত ব্যবসায়িক মডেলে, বার্তা এবং নথি ভাগ করে নেওয়া ডেটা ভাগ করার একটি অদক্ষ উপায় তৈরি করে। যোগাযোগের তথ্য এবং গুরুত্বপূর্ণ রেকর্ডগুলি ট্রানজিটের সময় হারিয়ে যেতে পারে এবং সমস্ত ডেটা ফাঁসের ঝুঁকিতে থাকে৷

CRM সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে আপনি ডক, পিডিএফ, txt, img, excel, এবং csv ফর্ম্যাটের মতো বিভিন্ন এক্সটেনশনের মাধ্যমে নথি এবং তথ্য শেয়ার করতে পারবেন। এবং আপনি একটি ক্লিকের মাধ্যমে ইমেলের মাধ্যমে তাদের সব পাঠাতে পারেন। যেহেতু আপনার CRM টুলে আপনার সমস্ত তথ্য পূর্বে সংরক্ষিত আছে, তাই আপনাকে কোথাও কোনো তথ্য খোঁজার প্রয়োজন নেই। আপনি প্রজেক্ট গ্রুপ তৈরি করতে পারেন এবং একাধিক প্রাপককে একবারে বার্তা পাঠাতে পারেন।

এছাড়াও, একটি ক্লাউড-ভিত্তিক CRM সফ্টওয়্যার একটি কেন্দ্রীভূত ডাটাবেস রাখার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে যা টিমের প্রত্যেক সদস্য বা শেয়ারহোল্ডার দ্বারা অ্যাক্সেস এবং শেয়ার করা যায়। সঠিক অ্যাক্সেসের অনুমতি এবং নিরাপত্তা স্তরের সাথে, প্রতিটি দলের সদস্য ফাইলের ট্রাকলোডের মাধ্যমে গুঞ্জন ছাড়াই তাদের প্রয়োজনীয় প্রাসঙ্গিক তথ্য অ্যাক্সেস করতে পারে। এছাড়াও আপনি আপনার CRM সফ্টওয়্যারের সাথে একটি ভিন্ন ইমেল সার্ভার, সোশ্যাল মিডিয়া এবং অন্যান্য তৃতীয় পক্ষের সফ্টওয়্যারকে সংহত করতে পারেন৷

সব মিলিয়ে, আপনি CRM সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে আপনার ব্যবসার প্রচুর অর্থ এবং সময় বাঁচাবেন। এছাড়াও, আপনি মানব ত্রুটির ঝুঁকি সরিয়ে ফেলবেন যা ডেটা এবং সংবেদনশীল তথ্যের ক্ষতির পরিণতিতে পরিণত হতে পারে। সমস্ত নথি সহজেই ভাগ করা যায় এবং লক্ষ্যযোগ্য প্রাপকের কাছে পৌঁছে তা নিশ্চিত করার জন্য সনাক্ত করা যায়৷

5. ইলেকট্রনিক টেমপ্লেট ব্যবহার করুন

টেমপ্লেটগুলি পূর্ব-পরিকল্পিত নথি যা প্রতিদিনের পুনরাবৃত্তিমূলক কাজের জন্য পুনরায় ব্যবহার করা যেতে পারে। টেমপ্লেট থাকা আপনার প্রচুর সময় এবং অর্থ সাশ্রয় করবে, কারণ আপনাকে মাটি থেকে প্রতিটি রেকর্ড পুনরায় তৈরি করতে হবে না।

সিআরএম সফ্টওয়্যার আপনাকে ইমেল, এসএমএস, ডিজাইন এবং অন্যান্য নথির মতো ইলেকট্রনিক টেমপ্লেটের একটি লাইব্রেরি সংরক্ষণ করতে দেয়। এই টেমপ্লেটগুলি সময়ের সাথে সাথে বিভিন্নভাবে পুনরায় ব্যবহার করা যেতে পারে, যা আপনার কর্মীদের আরও গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলিতে ফোকাস করতে দেয়। ট্রামগুলি প্রয়োজনীয় প্রাপকদের কাছে পাঠানোর আগে প্রয়োজনে বিদ্যমান টেমপ্লেটগুলিতে প্রয়োজনীয় বিবরণ পূরণ করতে পারে৷

ইলেকট্রনিক টেমপ্লেট আপনাকে আপনার দলের জন্য পুনরায় কাজের সময় কমাতে সাহায্য করে এবং তারা গ্রাহকদের অন্যান্য সমস্যার সমাধান করতে আরও বেশি সময় ব্যয় করতে পারে।

6. সহজ রিপোর্টিং

সমস্ত ব্যবসায়িক মডেলের সামঞ্জস্যপূর্ণ অগ্রগতি প্রতিবেদনের প্রয়োজন, এবং অনেক পরিচালক এবং দলের নেতারা প্রতিবেদনগুলি গ্রহণ এবং সেগুলি সংগ্রহ করতে কয়েক ঘন্টা ব্যয় করে। ঐতিহ্যগতভাবে, ব্যবসা এবং কর্মীদের উভয় কর্মক্ষমতা প্রতিবেদনই সর্বশেষ পরিসংখ্যান সহ এক্সেল স্প্রেডশীটে করা হয়। এটি শুধুমাত্র ক্লান্তিকর নয়, এটি অনেক সময় নেয় এবং ত্রুটির প্রবণ হয়৷

একটি ভাল কাস্টমার রিলেশনশিপ ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার আপনার সমস্ত ডেটা এক জায়গায় থাকে এবং আপডেট তথ্য রাখে। এর স্বয়ংক্রিয় রিপোর্টিং টুল তাৎক্ষণিক ব্যবহারের জন্য রিপোর্ট তৈরি করতে পারে। এতে আপনার ম্যানেজার বা টিম লিডারের সময় এবং কাগজের কাজ সাশ্রয় হয় এবং তার দক্ষতাও বৃদ্ধি পায়। আপনি স্প্রেডশীটগুলিতে পোরিং না করে দ্রুত স্ট্যান্ডার্ড রিপোর্ট তৈরি করতে পারেন এবং ফলাফলগুলি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে ফোকাস করতে পারেন!

7. স্বয়ংক্রিয়ভাবে যোগাযোগের তথ্য সঞ্চয় করে

একটি ব্যবসা হিসাবে, আপনার কর্মীদের কার সাথে দ্রুত কথা বলতে হবে সে সম্পর্কে সঠিক এবং আপ-টু-ডেট ডেটা পাওয়ার কোনো উপায় না থাকলে, আপনার কোম্পানি অদক্ষ হয়ে পড়ে এবং হতাশা তৈরি হয়।

CRM সফ্টওয়্যার আপনাকে গ্রাহকের যোগাযোগের সমস্ত তথ্য পরিচালনা করতে দেয়। এটি একটি কেন্দ্রীভূত ডাটাবেসে একটি কাঠামোগত উপায়ে তথ্য সংরক্ষণ করে, যেখান থেকে এটি সংস্থার সমস্ত কর্মচারীদের কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য। আপনার কর্মীরা গ্রাহকের যোগাযোগের তথ্য যোগ করতে এবং একটি ব্যবসায়িক ডিরেক্টরি বা একটি পরিচিতি ডেটাবেস তৈরি করতে পারে৷

যেহেতু CRM টুলটি ক্লাউড-ভিত্তিক, তাই যেতে যেতে প্রয়োজনীয় তথ্য অ্যাক্সেস করার জন্য এটি সব জায়গা থেকে সমস্ত কর্মচারীদের কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য। এটি আপনার সময় এবং সম্পদ সাশ্রয় করে এবং আপনার কর্মীদের কাজের দক্ষতা উন্নত করে।

8. মেইলিং তালিকা

বেশ কয়েকটি ব্যবসা মনে করে যে বাইরের বিক্রেতাদের কাছ থেকে একটি রেডিমেড মেলিং তালিকা কেনা দ্রুত এবং সহজ৷ আমি আপনাকে স্থল থেকে আপনার সম্ভাব্য তালিকা তৈরি করার পরামর্শ দেব। এটি আপনাকে আরও ভাল-যোগ্য লিড পাবে এবং দীর্ঘমেয়াদে এটি মূল্যবান হবে।

আপনার মেইলিং তালিকা তৈরি করতে, আপনি আপনার ওয়েবসাইটে সাইন-আপ এবং কল-টু-অ্যাকশন বোতাম যোগ করতে পারেন। এছাড়াও আপনি আপনার ব্লগ বা সামাজিক মিডিয়া চ্যানেলের মাধ্যমে গ্রাহক পেতে পারেন বা সম্মেলনে ইমেল সংগ্রহ করতে পারেন।

আপনি সহজেই এই পরিচিতিগুলিকে আপনার CRM ডাটাবেসে যুক্ত করতে পারেন যাতে আপনি পরে সরাসরি ইমেল পাঠানোর জন্য নির্বাচন করতে পারেন। আপনার ইমেল তালিকা তৈরি করা এবং এটিকে আপ-টু-ডেট করা ইমেল বিপণনে আপনার সাফল্যে অনেক দূর এগিয়ে যাবে।

9. সংগঠিত ব্যবস্থা

যদি আপনার ব্যবসায়িক মডেলের জন্য আপনাকে আপনার সমস্ত গ্রাহকের রেকর্ড ট্র্যাক করার প্রয়োজন হয়, আপনি অবশ্যই আপনার ডেটা সংগঠিত করার জন্য এক্সেল শীট এবং ম্যানুয়াল উপায় ব্যবহার করছেন। CRM টুল হল আপনার দৈনন্দিন কাজগুলিকে সংগঠিত করার এবং একটি কেন্দ্রীভূত ডাটাবেসের মাধ্যমে আপনার ডেটা ট্র্যাক এবং পরিচালনা করার জন্য একটি সিস্টেম তৈরি করার সবচেয়ে কার্যকর উপায়৷

সীসা ব্যবস্থাপনার ঐতিহ্যগত উপায় অদক্ষতা এবং সময়সাপেক্ষ। আপনার ব্যবসা চালানোর খরচ অনেক বেশি কারণ এখানে অযথা পুনরাবৃত্তি এবং দৈনন্দিন কাজের দ্বিগুণতা রয়েছে।

CRM সফ্টওয়্যার দিয়ে, আপনি আপনার সমস্ত গ্রাহকের ডেটা এবং তথ্য স্ট্রিমলাইন করে আপনার লিডগুলিকে সংগঠিত করতে পারেন৷ এটি আপনাকে আপনার লিডগুলিকে কার্যকরীভাবে এবং সক্রিয়ভাবে সহজেই ট্র্যাক করতে এবং পরিচালনা করতে সহায়তা করে৷

উপরন্তু, একটি CRM টুল আপনাকে আপনার প্রতিযোগীদের থেকে এগিয়ে দেয়। এটি আপনাকে গ্রাহকদের সাথে আপনার বর্তমান এবং পরবর্তী ক্রিয়াকলাপগুলির জন্য ফলো-আপ ক্রিয়াকলাপগুলি তৈরি এবং স্বয়ংক্রিয় করতে সহায়তা করে৷ সুতরাং, আপনি সহজেই সময়মতো নতুন সম্ভাবনার কাছে পৌঁছাতে পারেন এবং সম্পূর্ণ গ্রাহক তথ্য সহ আপনার বর্তমান গ্রাহকদের সক্রিয়ভাবে পরিষেবা দিতে পারেন৷

একটি সংগঠিত সিস্টেম থাকা আপনাকে গ্রাহকদের দ্রুত, দক্ষতার সাথে এবং কার্যকরভাবে পরিবেশন করতে সহায়তা করবে, এটি আপনাকে মুহূর্তের নোটিশে গ্রাহকের তথ্য দ্রুত পুনরুদ্ধার করতে দেয়। CRM সফ্টওয়্যার ব্যবহার করলে আপনার প্রতিষ্ঠানের আয় বৃদ্ধি পাবে এবং আরও বেশি উৎপাদনশীলভাবে ব্যবহার করতে আপনার অনেক সময় বাঁচবে।

উপসংহার

"কর্পোরেশনগুলি ক্রয় প্রক্রিয়া চলাকালীন প্রতিটি পয়েন্টে তাদের গ্রাহকদের সাথে তাদের সম্পর্ক কার্যকরভাবে তদারকি করার জন্য অত্যাধুনিক CRM, বা গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা, প্রোগ্রামগুলিতে বিনিয়োগ করে।" – মার্ক অস্ট্রোফস্কি

ক্লাউড-ভিত্তিক প্রযুক্তির বৃদ্ধি ব্যয়-দক্ষ প্রমাণিত হয়েছে। ব্যবসাগুলি দ্রুত তাদের কাজের চাপ ক্লাউডে স্থানান্তর করতে পারে এবং মুহূর্তের বিজ্ঞপ্তিতে এটি অ্যাক্সেস করতে পারে৷

CRM সফ্টওয়্যারটিতে বহুমুখী সামঞ্জস্যপূর্ণ বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা এটিকে স্মার্টফোন, ল্যাপটপ এবং গ্যাজেটগুলির মাধ্যমে সর্বদা অ্যাক্সেসযোগ্য করে তোলে। উপরন্তু, আপনাকে হার্ডওয়্যারে বেশি বিনিয়োগ করতে হবে না।

CRM.io 500apps থেকে একটি শীর্ষ-স্তরের গ্রাহক সম্পর্ক সফ্টওয়্যার। এটি আপনার খরচ বাঁচাতে এবং আপনার ব্যবসার উত্পাদনশীলতা উন্নত করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত সরঞ্জামের অধিকারী। এখনই শুরু করুন৷